■仕事は“手を動かすよりAIに指示”して効率化しよう！
多くのビジネスパーソンが抱える課題として、
- 文章作成に時間がかかる
- 会議の準備・議事録が面倒
- 情報整理が苦手
- タスクが多すぎて回らない
- 資料作りに時間を吸われる
こういったものがあげられます。
こまごまとした雑事が多くて仕事が嫌になる人も多いと思いますが、ChatGPTを使えば、これらの業務をまとめて効率化することができます。
この記事では、ChatGPTを使って業務効率を3倍に引き上げる具体的な方法を紹介します。
① タスク整理と“優先順位づけ”をAIに任せる
ChatGPTは情報の整理が得意です。
■プロンプト例
「今日のToDoリストを重要度と緊急度で4つに分類し、優先順位をつけてください。」
■得られる効果
- タスクの迷いが消える
- 今日、何をするべきかが明確になる
これにより業務前の“考える時間”が大幅に削減できます。
② 面倒な文章作成をすべてAI下書きにする
仕事で必要な文章はChatGPTに任せてOKです。
小説を書くわけじゃあるまいし、自分で書く必要はどこにもありませんので。
■活用例
- メール文章
- レポート下書き
- 提案文
- お礼文
- 問い合わせ返信
■プロンプト例
「状況：◯◯ 目的：◯◯ トーン：丁寧に」という条件でメール文を作成してください。
これにより文章をゼロから作る時間が完全に消えます。
③ 会議の準備・議事録を自動化する
会議関連業務は時間を奪います。
特に自分が参加するわけでもない会議の下準備なんかはやる気が出ないという人も多いはず。
そんな時はChatGPTに任せてしまいましょう。
■アジェンダ作成例
「この会議の目的をベースにした、30分で収まるアジェンダを3つ作ってください。」
■議事録作成例
「会議中にとったメモを貼るので、議事録として整理してください。」
こうすることで“会議に必要な思考の整理”を丸投げできます。
④ リサーチ作業を高速化する
ChatGPTは情報整理と論点の抽出も得意です。
検索エンジンすら面倒という人は、積極的に活用しましょう。
■プロンプト例
「◯◯業界の2024年の主要トレンドを3つに絞って、要点をまとめてください。」
■得られる効果
- 時間のかかる調査が一瞬で終わる
- 必要な論点がすぐ把握できる
- 様々なサイトの情報を一元化してもらえる
⑤ プレゼン資料の構成を一瞬で作成
資料作成を最初から自分で作るのは非効率です。
AIにおおまかな構成を立ててもらって、細かいところだけ自分で手直しするスタイルにするだけで、かなりの時短に繋がります。
■プロンプト例
「◯◯の提案資料の構成案を、タイトル→問題→原因→解決策→まとめの流れで作ってください。」
構成が自動生成されるため、作業スピードが劇的に上がります。
⑥ 仕事の“テンプレート化”で作業を自動化
繰り返しの仕事や作業は、ChatGPTを使ってテンプレ化してしまうと、その後の業務が爆速化します。
■報告書テンプレ
「業務報告書のテンプレートを、要点が整理された形式で作ってください。」
テンプレ化されれば、あとは細かい数値の修正だけで完成します。
⑦ アイデア出し・企画立案を“短時間で”実施
アイディア出しもChatGPTに手伝ってもらいましょう。
■プロンプト例
「◯◯の商品を20代向けに販売するためのアイデアを10個作ってください。」
自分でゼロから考えるより、AIに50個でも100個でもアイディアを出してもらい、それらを比較検討したり、組み合わせる方が、質も量も上がります。
⑧ チームコミュニケーションの効率化
AIはきちんとした文章を作るので、チーム内の「伝わらない問題」の解決にも役立ちます。
たまに見かける「この人、ちょっと何言ってるかわかんない」というアレですね。
アレがなくなります。有益です。
■プロンプト例
「この説明を、社内共有向けにわかりやすく簡潔な文章にしてください。」
情報伝達の質が上がり、イライラが減ります。
⑨ 日報・月次報告などの“自動生成”
やらなければならないこととはいえ、面倒なこの作業。
ChatGPTに丸投げしてください。
■プロンプト例
「今日の作業メモを貼るので、日報として整った文章にしてください。」
日々の記録がそのまま報告書に変換されます。
⑩ あらゆる業務の“判断”をAIで補助
ChatGPTは意思決定の補助にも使えます。
■プロンプト例
「この2つの案のメリット・デメリットを比較し、最適案を提案してください。」
考える時間を短縮でき、判断が早くなります。
有能で何でも知ってるもう一人の自分に相談できる、みたいな感じです。
優柔不断でものごとを決めることが苦手な人には最適なツールと言えます。
まとめ：業務効率は“AI設計×自動化”で3倍になる
ChatGPTを使えば、
- 文章作成
- 会議準備
- リサーチ
- 資料構成
- タスク整理
- 報告書
- 発想
- 判断
など、ほぼすべての業務が高速化できます。
■働き方は「自分で作る」から「AIに指示する」へ
ChatGPTを使った仕事術を身につければ、業務効率は確実に3倍は伸びます。
3倍どころか5倍～10倍に上がったよ、という人もいるでしょう。
これからの時代、AIを使って仕事をする人と、AIを一切使わない人とでは、効率も成果も生産性も雲泥の差となって現れます。
いち早くAIを導入し、仕事も勉強も効率化×爆速化しちゃいましょう。
